Surat Menyurat

Surat Menyurat

A.    Pengertian surat menyurat

1)      Pengertian Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

2)      Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

B.     Jenis-jenis surat

1)      Berdasarkan Sifat Surat

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

a.       Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

b.      Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.

c.       Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.

d.      Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

e.       Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas :

§  Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

§  Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

§  Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

§  Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

§  Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

§  Format surat tertentu

1)      Berdasarkan Wujud Surat

Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu:

a.       Surat Yang menggunakan Kartu Pos

Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.

b.      Warkat Pos

Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.

c.       Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.

d.      Surat Terbuka dan Surat Tertutup

Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.

e.       Memorandum dan Nota

Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.

f.       Telegram

Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.

g.      Surat Biasa

Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.

3)      Berdasarkan Keamanan Isinya.

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

a.       Surat Sangat Rahasia

Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

b.      Surat Rahasia

Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi tersebut.

c.       Surat konfidensial

Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.

4)      Berdasarkan Proses Penyelesaiannya

Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:

a.       Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.

Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan menyelesaikannya.

b.      Surat Segera

Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak penerima.

c.       Surat Biasa

Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.

5)      Berdasarkan Dinas Pos

Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :

a.       Surat Biasa

Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup murah.

b.      Surat Kilat

Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.

c.       Surat Kilat Khusus

Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya dari penerima .

d.      Surat tercatat

Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya mahal.

C.     Hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat

Surat-surat dinas dikantor sekolah mempunyai fungsi, baik keluar maupun kedalam, yaitu sebagai :

(1) alat komunikasi ( wakil dari pengirim/penulis surat);
(2) alat bukti tertulis;
(3) pedoman kerja dalam mengambil tindakan lebih lanjut;
(4) alat pengukur kegiatan kantor sekolah;
(5) alat bukti historis atau alat pengingat;
(6) sarana memperpendek jarak (fungsi

D.    Contoh jenis-jenis surat

I.            Surat Dinas/Resmi

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat ini menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta --------------------------------------------------------------------------------- Nomor        : 235/F9/6/N/2011                                                  5 Juni  2011 Hal             : Pemberian Bantuan Foto Benda                      Cagar Budaya                                         Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan        Provinsi Jawa Tengah        di  Prambanan, Jawa Tengah Dengan hormat,      Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan  bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap  pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah: 1.    Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap, 2.    Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan, 3.    Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.      Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Alif Pratama

II.            Surat Dagang/Niaga

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat.

contoh :

PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE

Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan

---------------------------------------------------------------------------------

Nomor       : 153/PJS/V/11                                                         18 Mei 2011

Hal            : Penawaran Tahu dan Tempe

Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal

Jalan Janeti Raya Nomor 34

Jakarta

     Untuk  memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai  perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.

     Dalam memproduksi tahu dan tempe,  kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara  untuk mencoba produk tahu  dan tempe produksi  perusahaan kami yang akan  dikirim melalui pegawai kami.

Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain.

Tempe kualitas A                   Rp 4.500,00 per kg

Tempe kualitas B                   Rp 3.500,00 per kg

Tahu kualitas A                     Rp 5.500,00 per kg

Tahu kualitas B                     Rp 5.000,00 per kg

     Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan  dengan mengirimkan  produk  yang  Saudara pesan  dengan tepat waktu.

Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami

Alditama Kurniawan

III.            Surat Pribadi

Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi.

contoh : 

Jakarta, 9 Mei 2011

Teruntuk  Azria Husna
Di tempat

Assalamualaikum Wr. Wb.

Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita.

Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku.

Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita  dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho!

Sekian dulu, ya! Sampai jumpa!

Sahabatmu,

Afifah Wardah

sumber :

http://architaferina-architaferina.blogspot.com/2014/06/cv-curriculum-vitae-surat-menyurat.html

Curriculum Vitae

1.      Pengertian  Curiculum Vitae

Curriculum vitae (CV; juga ditulis curriculum vitae) atau daftar riwayat hidup adalah dokumen yang memberikan gambaran mengenai pengalaman sesorang dan kualifikasi lainnya. Di beberapa negara, suatu CV biasanya merupakan hal utama yang dijumpai seorang majikan potensial tentang pencari kerja dan sering digunakan untuk menyaring aplikan (orang-orang yang melamar kerja secara daring) ketika mencari pekerjaan, biasanya dilanjutkan dengan wawancara.

2.      Hal-hal yang berhubungan dengan CV

A.    Urutan Penulisan Curriculum Vitae (Resume, Daftar Riwayat Hidup)

1)      Identitas (Data Pribadi)

Cantumkan identitas anda dengan jelas, seperti : Nama Lengkap, Jenis Kelamin, Tempat dan Tanggal Lahir, Kewarganegaraan, Agama, Status Perkawinan, Tinggi dan Berat Badan, Alamat Lengkap, Telepon & HP, serta email (bila ada). Khusus untuk email, sebaiknya anda memilikinya. Jika tidak memilikinya, anda dapat membuat alamat email di Gmail, Yahoo, atau Hotmail atau yang lainnya.

2)      Pendidikan

Cantumkan pendidikan formal dan pelatihan / kursus yang pernah anda ikuti, lengkap dengan tahun masuk dan tahun lulus, jurusan, jenjang studi, dan nama lembaganya. Urutannya dimulai dari pendidikan formal terlebih dulu, baru kemudian pendidikan non formal ( pelatihan, kursus, dsb ).

3)      Kemampuan

Uraikan secara singkat kemampuan anda yang relevan dengan bidang pekerjaan yang dilamar. Misalkan anda melamar kerja di bidang akuntansi, maka jelaskan secara singkat bahwa anda memahami akuntansi dan administrasi, sistem perpajakan, biasa bekerja menggunakan komputer. Tentu saja kemampuan - kemampuan yang anda tulis atau cantumkan tersebut harus benar - benar anda miliki. Jangan mencantumkan kemampuan yang tidak anda miliki.

4)      Pengalaman kerja

Cantumkan deskripsi singkat tentang pekerjaan anda pada perusahaan sebelumnya, lengkap dengan pangkat, jabatannya, jenis pekerjaan, prestasi ( bila ada ), tanggung jawab dan wewenang pekerjaan. Serta periode kerja, yaitu bulan dan tahun mulai menempati dan mengakhiri posisi tersebut. Urutannya dimulai dari pekerjaan ( atau jabatan atau posisi ) terakhir.

5)      Pengalaman Organisasi ( bila ada )

Cantumkan pengalaman organisasi yang relevan ( sesuai atau berhubungan ) dengan jenis pekerjaan yang anda lamar tersebut. Bila tidak ada yang relevan, lewati saja nomor 5 ini.

6)      Referensi Kerja ( bila ada )

Bila memungkinkan, cantumkan referensi, yaitu orang yang bisa dihubungi oleh pihak penyeleksi lamaran kerja untuk menanyakan hal - hal penting seputar diri anda ( biasanya nama atasan dimana anda bekerja sebelumnya ).

            Penting : Dalam hal pencantuman nama orang yang akan dijadikan referensi, anda harus sangat yakin bahwa orang tersebut benar - benar mengetahui tentang anda serta akan memberikan informasi positif mengenai diri anda. Seandainya anda ragu - ragu bahwa orang tersebut akan memberikan informasi positif tentang anda, maka anda tidak perlu mencantumkan referensi kerja tersebut ( lewati saja yang nomor 6 ini ).

7)      Pengalaman lain yang menunjang ( bila ada )

Cantumkan pengalaman lain yang menunjang “promosi anda”. Dan sebaiknya yang relevan dengan jenis pekerjaan yang anda lamar tersebut. Jika anda melamar untuk posisi pemrogram komputer, maka pengalaman anda sebagai Ketua RW atau juara bulutangkis, tentunya tidak relevan. Jadi bila tidak ada yang relevan, lewati saja nomor 7 ini.

B.     Kertas, Huruf, Foto, Dokumen Pendukung

1)        Gunakan kertas putih polos

CV hendaknya polos tidak menggunakan background image (dasar bergambar). Sebaiknya jangan menggunakan form CV yang dijual di toko - toko.

2)        Diketik dengan huruf standar surat resmi

CV jangan ditulis tangan, namun diketik. Gunakan huruf dengan ukuran dan jenis standar (warna hitam), contohnya font jenis Arial atau Times New Roman.

3)        Foto terbaru

Lampirkan pas foto terbaru ukuran 3×4 atau 4×6. Sebaiknya gunakan pas foto berwarna, dan berpakaian resmi ( misalkan jas lengkap dengan dasi ).

4)        Dokumen pendukung

Lampirkan dokumen atau bukti - bukti tentang hal - hal yang dituliskan dalam CV ( resume ), seperti ijazah, transkrip nilai, sertifikat atau penghargaan, dsb ( dokumen pendukung tersebut dalam bentuk photocopy ).

Agar dokumen pendukung yang dilampirkan tidak terlalu banyak, sebaiknya anda menyeleksi / menyortir dokumen mana yang paling penting dan relevan untuk dilampirkan.

            Penting : Bila transkrip nilai anda tidak bagus, maka anda tidak perlu melampirkannya. Karena CV atau resume tersebut merupakan promosi diri anda. Namun, seandainya perusahaan penerima kerja meminta atau mensyaratkan untuk melampirkan transkrip nilai, barulah anda terpaksa melampirkannya. Sebaliknya jika transkrip nilainya bagus, anda justru harus melampirkannya.

3.      Contoh CV

Curriculum Vitae

Data Pribadi

Nama                                                               : Karina Zulkarnai

Tempat, Tanggal lahir                                    : Jakarta, 03 November 1986;

Agama                                                             : Islam;

Alamat rumah                                                 : Jl. Wahyu II, No. 10 J, Gandaria Selatan, Jakarta    Selatan

Nomer telepon                                               : 0899123123 (mobile phone);

Email                                                               : karinazulkarnain@gmail.com

Riwayat Pendidikan

·         Pendidikan Formal :

ü  2004 sampai dengan 2008      :  Jurusan Ilmu Teknologi Pangan dan Gizi, Institut  Pertanian Bogor, lulus dengan IPK 3,52;

ü  2001 sampai dengan 2004      :   SMA Negeri 25 Jakarta;

ü  1998 sampai dengan 2001      :   SLTP Negeri  68 Jakarta;

ü  1992 sampai dengan 1998      :   SD Negeri Nambangan Asih Mulya, Jakarta;

·         Pendidikan Non Formal :

ü  2011    : Dekorasi Taman pada Park Decoration Club

ü  2005    :  Pelatihan ilmu komputer dan web developer

Riwayat Organisasi

·         2005 sampai dengan 2006                 : Ketua Himpunan Profesi di Jurusan Teknologi Pangan dan Gizi

·         2002 sampai dengan 2003                 :  Ketua OSIS di SMA Negri 25 Jakarta

Pengalaman

·         Periode 01 Agustus s/d 31 Agustus 2008       : Kuliah Kerja Lapang (KKL) di Balai Pengawas Obat dan Makanan

Keahlian Komputer

·         Microsoft Office (MS. Word, MS. Excel, MS. PowerPoint) dan Internet.

         Demikian Curriculum Vitae ini saya buat dengan sebenar-benarnya, semoga dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

                                                                                                Hormat saya,

                                                                                        Karina Zulkarnain S.Tpg

sumber : http://architaferina-architaferina.blogspot.com/2014/06/cv-curriculum-vitae-surat-menyurat.html